Procédure obligatoire relative à la gestion des dossiers, à la validation des documents et à la Communication
Chers partenaires,
Dans le cadre d’une application correcte et uniforme de nos directives opérationnelles, nous souhaitons par la présente rappeler une nouvelle fois les procédures existantes et en vigueur relatives à la gestion des dossiers multi-sinistres.
Ces procédures font déjà partie du fonctionnement en vigueur au sein du réseau Wondercar et doivent être appliquées de manière cohérente et sans dérogation afin de garantir la transparence vis-à-vis du client, un suivi correct des dossiers ainsi qu’une collaboration conforme avec les assureurs.
Ces directives sont obligatoires et ne laissent aucune place à l’interprétation.
1. Gestion des dossiers dans PlanManager
Pour chaque sinistre distinct, un dossier séparé doit être créé dans PlanManager.
La gestion de plusieurs sinistres au sein d’un seul dossier véhicule n’est plus autorisée.
2. Validation et disponibilité des documents signés
Après la signature d’un document dans PlanManager, le collaborateur doit respecter un délai d’attente d’environ deux minutes afin de garantir une synchronisation et un enregistrement corrects dans le système.
Si la transmission numérique échoue ou est incertaine :
🔹 le document doit être signé par le client sous format papier,
🔹 il doit être immédiatement scanné,
🔹 et téléchargé sans délai dans PlanManager.
Sans enregistrement correct et vérifiable du document, le dossier ne peut pas être traité davantage.
3. Approbation préalable avant le début des travaux
En aucun cas, des travaux de réparation ne peuvent être entamés sans approbation préalable, explicite et écrite de :
🔹 le client, et/ou
🔹 l’assureur concerné.
Les approbations verbales ou les suppositions implicites ne sont pas autorisées.
4. Utilisation des canaux de communication
Toute communication avec les clients doit exclusivement se faire via les adresses e-mail professionnelles mises à disposition par Wondercar.
L’utilisation d’adresses e-mail personnelles des collaborateurs pour la communication avec les clients est strictement interdite.
5. Intégrité des documents et des signatures
La falsification, la reproduction ou toute forme de manipulation des documents clients ou des signatures est strictement interdite.
De tels agissements sont considérés comme une infraction grave et peuvent être qualifiés d’infractions pénales (faux en écriture).
Toute infraction constatée entraînera des mesures disciplinaires immédiates et pourra donner lieu à des poursuites judiciaires.
Nous comptons sur une application stricte et cohérente de ces procédures afin de garantir l’intégrité de notre fonctionnement, la protection de nos clients et la réputation du réseau Wondercar.
Cordialement,
L’équipe Wondercar
Plus d'information: procédures et directives