Verplichte procedure van dossierbeheer, documentvalidatie en communicatie
Beste partners,
In het kader van een correcte en uniforme toepassing van onze operationele richtlijnen wensen wij hierbij nogmaals de bestaande en gangbare procedures met betrekking tot het beheer van multi-schadedossiers te herhalen.
Deze procedures maken reeds deel uit van de geldende werking binnen het Wondercarnetwerk en dienen consequent en zonder afwijking te worden toegepast om transparantie naar de klant, correcte dossieropvolging en een conforme samenwerking met verzekeraars te waarborgen.
Deze richtlijnen zijn bindend en laten geen ruimte voor interpretatie.
1. Dossierbeheer in PlanManager
Voor elk afzonderlijk schadegeval dient een apart dossier te worden aangemaakt in PlanManager.
Het beheren van meerdere schadegevallen binnen één voertuigdossier is niet langer toegestaan.
2. Validatie en beschikbaarheid van ondertekende documenten
Na ondertekening van een document in PlanManager moet de medewerker een wachttijd van circa twee minuten respecteren om correcte synchronisatie en opslag in het systeem te garanderen.
Indien de digitale transmissie faalt of onzeker is:
🔹 moet het document in papieren vorm door de klant worden ondertekend,
🔹 dient dit document onmiddellijk te worden gescand,
🔹 en zonder uitstel te worden opgeladen in PlanManager.
Zonder correcte en verifieerbare opslag van het document mag het dossier niet verder worden behandeld.
3. Voorafgaande goedkeuring vóór start van werken
Er mogen onder geen enkele omstandigheid herstellingswerken worden opgestart zonder voorafgaande, expliciete en schriftelijke goedkeuring van:
🔹 de klant, en/of
🔹 de betrokken verzekeraar.
Mondelinge goedkeuringen of impliciete aannames zijn niet toegestaan.
4. Gebruik van communicatiekanalen
Alle communicatie met klanten moet uitsluitend verlopen via professionele, door Wondercar ter beschikking gestelde e-mailaccounts.
Het gebruik van persoonlijke e-mailadressen van medewerkers voor klantcommunicatie is strikt verboden.
5. Integriteit van documenten en handtekeningen
Het vervalsen, reproduceren of op enige wijze manipuleren van klantdocumenten of handtekeningen is strikt verboden.
Dergelijke handelingen worden beschouwd als een ernstige inbreuk en kunnen worden gekwalificeerd als strafbare feiten (valsheid in geschrifte).
Elke vastgestelde inbreuk zal leiden tot onmiddellijke disciplinaire maatregelen en kan aanleiding geven tot juridische vervolging.
Wij rekenen op een strikte en consequente toepassing van deze procedures om de integriteit van onze werking, de bescherming van onze klanten en de reputatie van het Wondercar-netwerk te waarborgen.
Met vriendelijke groeten,
Het Wondercar-team!
Meer informatie: procedures en richtlijnen